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Fonctionnalités du serveur de téléphonie VoIP trixbox Pro
Serveur Vocal Interactif (SVI)
Le Serveur Vocal Interactif invite vos correspondants à "Appuyer sur 1 pour le Support" ou "Appuyer sur 2 pour les Ventes". Le SVI est simple et puissant, il vous suffit de quelques clicks pour configurer le traitement de vos appels, définir et planifier les messages pré-enrégistrés, transférer vos appels vers l'extérieur et plus.
L'intégration Outlook
- Appels entrants: à chaque appel, le numéro de l'appelant est recherché dans vos contacts, et s'il est présent le nom de votre correspondant s'affichera dans une nouvelle fenêtre!
- Appel depuis votre boîte de réception: un simple click-droit sur le contact ou le message et votre téléphone sonne, vous êtes en relation avec votre correspondant!
Un nombre illimité d'extensions
Quelques clicks suffisent à créer de multiples extensions! Chaque extension peut-être personnalisée avec de nombreuses options:
- Numéro interne personnel
- Numéro externe d'appelant
- Paramètres de confidentialité
- Configuration messagerie vocale
- Et plus encore!
L'intégration CRM
L'intégration CRM dans votre système de téléphonie n'a jamais été aussi facile! Avec juste quelques clicks, vous pouvez intégrer votre téléphone avec votre navigateur web. En d'autres mots, lorsque votre téléphone sonne, votre PC peut ouvrir automatiquement une fenêtre de votre application de gestion de la relation client (par exemple, SugarCRM or SalesForce.com).
Messagerie vocale
trixbox pro offre quatre méthodes pour consulter ses messages vocaux:
- Appuyer sur une touche de votre téléphone.
- Appeler votre messagerie depuis l'extérieur.
- Recevoir vos messages sous forme de pièce jointe (.wav) dans vos courriels.
- Ecouter vos messages via une interface web.
Messages vocaux vers courriels
Recevez vos messages vocaux comme des courriels! trixbox pro est préconfiguré pour notifier par courriel chaque nouveau message vocal reçu. Vous pouvez même y attacher l'audio en pièce jointe pour vous permettre d'écouter vos messages vocaux depuis votre boîte de réception.
Et cela sans qu'aucune configuration d'un serveur POP3, SMTP, IMAP, ou Exchange ne soit nécessaire!
Téléphone virtuel
Vous avez plus d'employés que de bureaux et de téléphones? Utilisez la fonction "Téléphone virtuel" de trixbox Pro et avec quelques clicks de souris, extensions et messages vocaux suivront vos employés de bureau en bureau!
Musique d'attente
Charger une musique d'attente est aussi simple que télécharger un fichier MP3. Utilisez l'interface web et en quelques clicks, les appelants entendront vos morceaux favoris lorsqu'ils seront en attente. En fait, trixbox Pro intègre de multiples canaux audio permettant de jouer différentes séquences selon les catégories d'appelant.
Calendrier
Vous voulez diffuser différents messages selon l'heure de la journée? Vous souhaitez un message différent les weekends? Utilisez la fonction Calendrier de trixbox pro pour créer et diffuser des programmes différents en fonction de la date et de l'heure!
Couplage Téléphonie Informatique (CTI)
Vu de l'utilisateur, trixbox Pro est le plus simple des PaBX à utiliser. Mais en soulevant le capot, on peut personnaliser son système de téléphonie sur IP et le coupler à de multiples applications, bases de données, flux RSS, text-to-speech et plus.
Téléphones analogiques et VoIP
trixbox pro est compatible avec tous les téléphones analogiques, les téléphones SIP Aastra ainsi que de nombreux autres téléphones IP. trixbox Pro est compatible MWI (message waiting indicator) sur tous les téléphones IP.
Blast Group
Le Blast Group prend un appel entrant et fait sonner tous les téléphones, le premier à décrocher prend l'appel.
Transfert d'appel
Les utilisateurs peuvent activer via l'interface web le transfert de leurs appels vers un numéro interne ou externe.
Annuaire
trixbox Pro est préconfiguré avec un annuaire "spell-by-name". Les appelants sont invités à épeller les trois premières lettres du prénom ou du nom de leur correspondant et ils seront automatiquement mis en relation avec ce dernier.
Vous ne souhaitez pas être dans l'annuaire? Pas de problème. L'administrateur de trixbox Pro peut exclure des extensions de l'annuaire.
Les serveurs liés (par exemple, les agences locales) sont aussi accessibles via cet annuaire!
SDA
Vous avez plus d'employés que de numéros de téléphone? En un click, vous pouvez affecter un numéro interne à un employé.
Raccordement VoIP
trixbox Pro intègre des comptes pré-configurés de raccordement opérateur en VoIP - 1 compte VoIP pour l'édition Standard, 2 comptes VoIP pour l'édition Enterprise, et un nombre illimité de comptes VoIP pour l'édition Call Center. En quelques clicks, vous pouvez connecter trixbox Pro à votre fournisseur VoIP (en SIP ou IAX2). Vous pouvez aussi configurer vos communications intra et/ou inter-bureaux en VoIP et conserver votre raccordement opérateur traditionnel (numéris ou analogique) pour vos appels vers l'extérieur.
Si vous êtes sur le point de basculer sur un raccordement opérateur en tout IP, nous vous recommandons d'avoir:
1. Une connexion haut-débit dédiée au trafic voix.
2. Un réseau LAN segmenté (un réseau différent pour les téléphones et les PCs).
3. Un fournisseur VoIP de qualité.
4. La QoS implémentée sur tous les ports de vos LAN et WAN.
Nous vous recommandons d'utiliser de la Voix sur IP pour les appels intra et inter-bureaux, ils seront donc gratuits, et éventuellement aussi pour les appels internationaux, cela génèrera des économies substantielles. Néanmoins, pour plus de sécurité, nous vous recommandons de maintenir un raccordement traditionnel analogique ou numérique vers un opérateur pour pouvoir recevoir ou passer des appels par ce biais en cas d'indisponibilité de votre accès Internet.
Basculement automatique sur le réseau commuté
trixbox Pro dispose d'un mécanisme de basculement automatique sur le réseau commuté en cas de défaillance de votre connexion Internet, sous réserve que votre trixbox Pro dispose des cartes d'interface requises. Cette fonction offre à trixbox Pro un avantage significatif sur les solutions Centrex IP sur lesquelles vous perdez votre capacité d'appeler ou d'être appelé en cas de défaillance de votre accès Internet.
Télétravail
Le télétravail, c’est la flexibilité d'une organisation du travail apte à augmenter la satisfaction et l’efficacité des employés. trixbox Pro a été conçu pour faciliter ce développement. Le support du télétravail dans trixbox Pro est basé sur une technologie innovante qui fait l'objet d'un brevet en cours de dépôt. Grâce aux terminaux SIP (ou softphone), les employés conservent leurs numéros de poste durant leurs déplacements à l’extérieur ou entre différents sites. Et ceci n’exige aucune configuration.
Plus jamais de messages comme "Je ne suis pas au bureau aujourd’hui...", en effet, de chez vous, de votre hôtel, ou même avec votre portable, vous serez en mesure de répondre à vos appels comme si vous étiez à votre bureau!
Multi-sites
Installez une trixbox Pro sur chacun de vos sites, et en quelques clicks, configurez vos serveurs pour bénéficier des fonctionalités suivantes:
- Appels site à site gratuits en VoIP.
- Renvoi de vos appels vers n'importe quelle extension
- Annuaire unifié d'appel par nom épelé
- Annuaire interne unifié des employés
- Agents et files d’attente partagés (en édition Call Center seulement)
Interface d'administration Web
Notre interface Web offre deux accès:
- Un accès “ administrateurs”: permet l'administration de toutes les fonctionalités de trixbox pro.
- Un accès “employés”: permet la configuration de ses paramètres personnels (écouter sa messagerie vocale, clicker pour rappeler les derniers appelants, renvoyer ses appels, etc.), et ce depuis n'importe où dans le monde.
Reporting puissant
A partir de l'interface "Administrateurs", vous pouvez analyser en temps-réel l'ensemble des appels sur tous les numéros via des critères de recherche et de filtre puissants. trixbox pro fournit également un suivi en temps-réel des coûts de communication (service uniquement disponible pour certains fournisseurs SIP).
Ponts de Conférence
Hier encore, les ponts de conférences étaient considérés comme inaccessibles pour la plupart des entreprises mais trixbox Pro intégre des ponts de conférence, et ceci gratuitement! Un pont trixbox Pro supporte un nombre illimité de participants internes et autant de participants externes que le nombre de lignes disponibles dans votre réseau téléphonique. En plus en utilisant “HUD® ”, vous pouvez, en un clin d’œil, localiser les participants d’un pont de conférence !
Droits et groupes d’Extension
trixbox Pro permet de grouper des ensembles d'extensions et d'attribuer à ces groupes des droits particuliers.
Exemples de droit attribuable:
- Beepeur /Interphone par zone
- ACD – Enregistrement d'appel
- ACD – Consultation des rapports d'activité
- ACD - login / logout d'un agent
- Renvoi des appels
- Consultation de la messagerie vocale
- …et d'autres encore!
HUD® Pro permet en outre d'activer des droits particuliers pour accéder aux fonctions suivantes:
- Ecoute d'appel
- Identifiant d'appelants
- Blocage d'appel
- Enregistrement d'appels
- Et beaucoup plus encore…
Serveur Vocal interactif
Votre entreprise possède certainement plusieurs numéros pour divers départements. Le Serveur Vocal Interactif permet de router les appels vers différents numéros.
Beepeur / Beepeur par zone
Vous voulez beeper tous vos employés au sein de l’entreprise ou seulement certaines personnes ? C’est simple, établissez un "groupe", assignez-lui un numéro d’extension et beeper le!
Intercom / Intercom par zone
De nombreux PBX proposent une fonction Intercom, mais en connaissez-vous un seul qui propose l'Intercom de zone? Et oui, trixbox Pro! A l’aide de ’trixbox Pro vous pouvez appeler une zone et organiser une conférence ad-hoc groupée, dans cette même zone!
Boîte vocale de groupe
Vous voulez envoyer un message vocal à plusieurs personnes? Utilisez la fonction boîte vocale de groupe pour constituer vos groupes en toute simplicité, et ensuite, appeler votre numéro de groupe, comme si vous appeliez n’importe quelle extension, et laissez votre message. Après quelques secondes, ce groupe recevra votre message!
Transfert d'appels avançé
En quelques clicks vous pouvez transférer vos appels vers une autre extension, vers un portable, ou même vers le Serveur Vocal Interactif. Construiser vos scripts en toute liberté et adapter votre système aux besoins de votre entreprise.
Rappels
Vous pouvez rappeler directement vos correspondants par appui sur une touche lors de l'écoute de leur message vocale. Cette fonction peut-être activée ou désactivée utilisateur par utilisateur.
Appels sortants
En utilisant la messagerie vocale, vous pouvez directement effectuer des appels sortants en préservant vos coûts de communication.
Export .CSV
Exporter vos rapports au format .csv et vous pourrez les retraiter dans Excel ou access pour une analyse plus approfondie.
Identifiant de l’appelant
trixbox Pro vous permet de configurer l’identifiant de l’appelant interne par nom/numéro pour chaque département et de changer l’identifiant de l’appelant externe, extension par extension. Cela vous permet de masquer, révéler ou changer l’identifiant de l’appelant de chaque extension dans votre entreprise! Note: trixbox pro ne peut pas modifier l’identifiant de votre appelant externe si vous utilisez des lignes analogiques.
Authentification SVI
Un simple click vous permet de protéger n’importe votre Serveur Vocal Interactif. Utilisez cette fonction pour protéger vos ponts de conférence et vos files d’attente prioritaires.
Notification des messages vocaux reçus par SMS ou Beepeur
Vous pouvez être notifié par SMS ou Beepeur de la réception d'un message vocal. Cette notification est complémentaire de la notification par email, vous pouvez donc à chque message reçu, être notifié simultanément par email et par SMS.
Chargement de messages préenregistrés
Cette fonction vous permet très facilement via l'interface Web de charger dans le système vos messages préenregistrés.
Alertes & Notifications
L'interface d'administration vous permet de spécifier des seuils d'alerte et de notification. En cas d'atteinte de ces seuils, vous recevrez un email d'alerte.
Supervision Interface opérateur
Vous pouvez en permanence consulter l'état de vos interfaces réseaux via la page "Trunk Status" et déterminer si les cartes sont correctement connectées, si une alarme est déclenchée etc.
Visualisation graphique de l'utilisation des resources
trixbox pro propose de nombreux graphiques permettant de visualiser:
- l'utilisation des ressources (CPU, RAM, HD, Swap),
- l'activité du serveur (appels, enregistrements, conférences),
- l'activité réseau.
Historiques des ressources utilisées
trixbox Pro Enterprise Edition & Call Center Edition proposent aux administrateurs des graphiques avancées sur l'utilisation des ressources sur une période de temps.
Files d’attente illimitées
Chaque file est accompagnée d’une variété d’options:
- des annonces personnalisés permettant de donner un caractère très professionnel à votre entreprise
- l'annonce du temps d'attente et la répétition de ce message à une fréquence choisie
- la gestion des priorités pour une distribution plus efficace des appels
- la définition de temps d'attente maximum pour éviter de bloquer vos correspondants sur des files d'attente interminables
- la définition d'un nombre maximum d'appels en attente
- Et bien plus encore!
Distribution Automatique d'Appels
L' A.C.D. (Automatic Call Distribution) vous permet le routage automatique des appels entrants vers vos utilisateurs ou agents de plusieurs manières:
- Appel de tous les agents, le premier qui décroche prend l'appel.
- Appel séquentiel des agents jusqu'à ce qu'un agent décroche.
- Appel séquentiel depuis le dernier qui a répondu.
- Appel de celui qui a reçu le moins d'appels récemment.
- Appel de celui qui a reçu le moins d’appels.
- Appel aléatoire.
Le Routage par compétence
Attribuer une priorité à chaque agent et votre système en tiendra compte dans la distribution des appels. En clair, transférer plus d'appels vers vos "stars" et moins vers les moins performants.
Rapports Graphiques
Consulter les graphiques concernant l'activité de votre Centre d'Appels: nombre d'appels abandonnés, nombre d'appels achevés, la durée moyenne des appels, la productivité des agents, et beaucoup plus encore. Observer également la quantité d’appels par jour, semaine ou même par heure. Ces rapports vous permettront d'optimiser la capacité de votre Centre d'appels.
Enregistrement des appels Agent
Sélectionner un agent et spécifier le nombre d’appels que vous voulez enregistrer. trixbox Pro enregistrera les appels concernés, chaque enregistrement est marqué avec le nom de l’agent, son extension, la date, l’heure, son identifiant et la taille du fichier. En utilisant l’interface Web, vous pourrez écouter ou télécharger ces enregistrements.
Déconnexion d'un agent
Vous voulez déconnecter un agent qui a perdu des appels? A vous de décider, spécifier un nombre d'appels perdus maximum et une fois ce seuil atteint, l'agent sera automatiquement déconnecté.
Agents sur portables
Des agents sur portables peuvent recevoir les appels en attente. Et ce sans que l'appelant ne s'en rende compte! Offrez vous la flexibilité de traiter vos appels même lorsque vous êtes hors du bureau.
Agents sur différents sites
Vos agents sont répartis sur différents sites, prener l'option Multi-Site et vos appels seront routés de manière transparente vers vos agents.
Statistiques temps réel sur les appels en attente
Vous voulez connaître le nombre d’appelants dans la file? Connaître le nombre d’agents connectés qui sont effectivement en ligne? L'interface d'administration Web vous donne toutes ces informations pour vous aider à mieux gérer la capacité de votre Centre d'Appels.
Descriptions des fonctions HUD®
Poste Opérateur (w/ BLF)
HUD® fournit à votre entreprise un poste opérateur complet, permettant de gérer un nombre illimité d'appels en attente. Il offre un moyen efficace et simple pour gérer et transférer les appels.
Appels en garde
HUD® permet de voir les appels en garde, les anoter, les transférer ou les reprendre par glisser-déposer.
Vos appels sous le contrôle de votre souris
Glisser-déposer, un jeu d'enfant pour transférer vos appels, mettre en garde, transférer vers un portable etc. HUD® vous permet également de choisir un numéro dans une application et d'appeler directement!
Integration CRM
Afficher pour chaque appel une page d'informations relatives à l'appelant.
Visualisation de l'état des agents par code couleur
HUD® utilise un code couleur pour représenter en temps réel l'état de vos agents:
- Vert - appel externe
- Orange – appel en attente
- Mauve – appel intra-entreprise
- Bleu – téléphone sonne
- Rouge foncé – en conférence
- Gris – Non-"loggé"
Transférer vers une messagerie vocale
Par un simple click de la souris, transférer un appel entrant vers votre messagerie, ou déplacer le vers une messagerie de quelqu’un d’autre.
Tri des Extensions par Nom, Numéro, Statut
Vous voulez savoir quels employés sont en ligne? HUD® affiche vos extensions par statut. Ainsi, vous savez d'un coup d'oeil qui sont les utilisateurs en ligne.
Messagerie Instantanée
Avec HUD, vous disposez d'une messagerie instantannée privative, une fonctionnalité bien appréciée notamment dans les Centre d'Appels où elle permet d'établir une communication discrète entre collaborateurs en parallèle de la communication téléphonique.
Historique de la Messagerie Instantanée
Que s'est-on dit? Avec l'historique de la messagerie instantannée, vous aurez toujours une trace de vos échanges passés.
Intégration Outlook
Un simple click droit sur l’un de vos contacts ou sur un message email suffit pour appeler le numéro associé. Quoi de plus facile?
Et en plus, HUD® compare l’identifiant de l'appelant avec votre agenda personnel ou celui de l’entreprise pour afficher le nom de l'appelant sur votre écran d'ordinateur.
Gestion de la présence
HUD vous informe en temps réel du statut de vos collaborateurs, un gain de temps significatif quand vous cherchez à les joindre.
Appel vers Portables en Un Click
Appeler un correspondant sur son portable, rien de plus simple, un click sur l’icône “portable” et vous êtes en relation.
Click-to-Email
Envoyer un email à un correspondant, rien de plus simple, un click sur l’icône “email” et la fenêtre de saisie du message apparaît avec le destinataire prérenseigné.
Alertes simples
Quand vous recevez un appel, une alerte peut s’afficher sur votre écran vous informant de l’appel et du nom de l'appelant, nom extrait de l'annuaire du PBX ou de votre base de contacts Outlook. De même, le nom des personnes que vous appelez peut s'afficher sur votre écran.
Alertes Interactives
Les alertes interactives comme les alertes simples fournissent des informations concernant les appels entrants et sortants. Mais contrairement aux alertes simples, les alertes interactives vous permettent d’interrompre les appels, de lancer un enregistrement, d'envoyer des requêtes vers des applications, d'envoyer des emails etc.
Enregistrement à la volée
Par simple appui d'un bouton, HUD vous permet d'enregistrer vos appels. Avec l’édition Call Center, les administrateurs peuvent aussi enregistrer les communications de leurs agents.
Groupes & Droits Utilisateurs
Avec trixbox Pro Enterprise Edition & trixbox Pro Call Center Edition, les administrateurs peuvent déterminés qui a accès aux services HUD®.
Les Groupes d’Extensions
HUD vous permet de présenter les différentes lignes par groupe selon une organisation calquée sur votre organisation interne.
Recherche de numéro
HUD® permet une recherche rapide des numéros de vos collaborateurs. Par ailleurs, HUD vous informe en temps réel de sa disponibilité et vous permet ainsi de l'appeler à un instant où vous êtes sûr de pouvoir le joindre.
Recherche de numéro - "Quick Menu"
Le "Quick Menu" de HUD vous permet d'appeler ou de chater directement avec un correspondant par l'utilisation de raccourcis (touches chiffres, flèches ou souris).
Raccourcis
HUD® intègre des raccourcis pour une recherche facile et rapide pour les appels ou les chats avec les collègues. Maintenant, rechercher un collègue devient aussi simple que Ctrl+Shift+F.
Statut des agents
Les administrateurs peuvent en permanence surveiller l'état des agents et connaître ceux qui sont connectés ou déconnectés des files d'attente.
Connexion/Déconnexion des agents
Les agents peuvent voir leur propre statut de connexion/déconnexion. Eux-mêmes ou leurs administrateurs peuvent faire un login ou log out de leur file d’attente par un simple click.
Ecoute d’Appel
HUD® permet aux superviseurs d’écouter les appels entrants ou sortants ; HUD permet d'attribuer à des groupes d'utilisateur le droit ou l'interdiction d'écouter un autre groupe d'utilisateurs.
Supervision d'appel
HUD® permet de superviser les appels entrants ou sortants ; HUD permet d'attribuer à des groupes d'utilisateur le droit ou l'interdiction de superviser un autre groupe d'utilisateurs.
Accès aux enregistrements via une interface Web
L'interface d'administration Web de l'édition Call Center permet un accès rapide et simple aux appels enregistrés.
Integration CRM Avancée
HUD® peut également lancer un navigateur Web et le diriger vers une URL spécifique quand le poste sonne ; une solution parfaite pour rechercher des appelants dans votre base de données CRM, ou en passant par Google pour le plaisir!
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Qualité
La qualité auditive de la voix sur IP est très souvent mise en avant. C'est dans cet esprit qualitatif que nous nous démarquons de nos concurrents et que nous avons travaillé. Nous sommes aujourd'hui capable, sous conditions particulières, de nous engager contractuellement sur cette qualité auditive pour rendre un service de voix sur IP irréprochables.
Intégration CRM
Afin de tirez pleinement des fonctionnalités de notre plateforme de téléphonie et dans le cas où vous auriez un logiciel de CRM en production, sachez que nous pouvons l'intégrer à votre outil de téléphonie pour exploiter plus efficacement cet outil si important à votre gestion client.
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